はじめに
これまで改善について様々なテーマで、改善の取り組み方について紹介をさせてもらいました。
しかし、やり方や考え方がわかっても
いつやったらいいんや？
どう始めたらいいんのかな？
という疑問も浮かんでくるわけで。
なので今回は、改善を考えるタイミングとその実施の仕方について
- じゃあ、実際どう始めるの？
- いつするのがいいのかな？
- どう切り出せばいいの？
といった感じで解説していきたいと思います。
- 改善をするベストなタイミング
- 活動の切り出し方
- 活動が終わったらしておくこと
がわかり
✔改善活動がしたいけど業務が忙しくてなかなかできない！
✔早く改善して少しでも早く業務を楽にしたい！
といった悩みの解決に役立てると思います。
ちなみにこの記事は、10年以上工場勤務をして『現場改善・品質改善』に取り組み、最終的に管理職として組織をマネジメントしてきた経験をもとに書いています。
改善活動の進め方
まず、改善活動をするにあたってですが、活動の進め方には2つのパターンがあります。
それぞれ見ていくと、
チームで取り組む活動
１つは、チームで計画をたてて定期的に活動を進めるパターンです。サークル活動として期日やゴールを明確にしながら進めていくような活動ですね。
大きなテーマやプロジェクトなどを進める場合はこのやり方になってくるんじゃあないでしょうか？
また、改善範囲が多岐にわたり、個人で対応できない場合もチームで取り組む事が前提になりますね。
チームで取り組む場合は『QCサークル活動』、あるいは『小集団活動』といった形で、社内活動の一環として行われるケースが多いでしょうから
活動すること自体は決まっていて、検討すべきは何をするか？
がポイントになると思います。
個人で取り組む活動
もう一つは個人で改善の活動を進めるパターンです。
個人での改善活動は主に自分の持ち回りについて改善していくことになりますね。
その場合は、上司への報告等は必要でしょうが、他のメンバーとの調整が必要ありません。
そう言った点では、活動を自分のペースででき、気軽に取り組めますね♪
一人PDCAで活動するわけです(笑)
PDCAについては詳しく知りたい方はこちら
しかし、範囲は自分が関わる業務の範囲内で、他のメンバーが取り組んでいる業務の、気になっている点があっても改善の対象にしにくいのが難点です。
そして、一番問題になるのが
いつやるか？
でしょうね。
先ほどのチームで取り組む場合は、活動日程などがすでに決まっていて、会社としてそういった日程や時間が確保されているので始めやすいですが、個人でする場合はそうはいきません。
なので、どういった時に活動を始めるか？
がポイントになります。
実際いつ改善を考えるか？
活動を始めるにあたって、とりわけ個人的に気になっている点の改善をしたい！
と思ったときに、
まずは、どんな時や状況で改善を考えるか？
について解説していくと。
忙しいとき
まずは忙しい時ですね。
忙しいときは、限られた時間で最優先でしなくてはならないことが浮き彫りになります。
本当にしなくてはならない事に注力しなくてはならないわけですから、後回しにできる事、いますぐしなくても良いこと、そもそも必要な作業なのか？が明確になります。
つまり、後回しにできることやそもそも必要な作業なのか？といった事ほど
これ何とかならんかな～？
と考えることができるわけですね！
そこが改善を考え、進めるタイミングになりますね♪
状況が良いとき
状況が良い時こそ改善を考えましょう！
問題や懸念はほって置けば必ず爆発します！
爆発の規模は様々ですし、社外で爆発するか？社内で爆発するか？もあるかも知れませんが、
経験上、必ず爆発します(笑)
爆発すれば、後処理に終われて改善どころではなくなりますね。
状況が良いときほど余裕があります。問題点や懸念点は必ずそういう時に解決しておくべきです。
今、調子良いからええし、なんも問題になってないからええやん？
そんな事言ってたら、いつかグツグツと煮えた問題が吹き溢れますよ？(-_-)
表に出てきていないだけで、問題自体がなくなった訳ではありませんからね。
何かのキッカケで、今まで火がついていなかった爆弾に火が付く恐れはあるわけです。
爆発しようがしまいが『爆弾は爆弾』『問題は問題』です、何もないうちに処理することを考えましょう。
そう、思ったとき
あ、そうだ！ここをこうしたらいいんじゃね？
仕事をしていてふとそう思ったなら、それも改善のチャンスですね！
突然ひらめいたり、思い付くってのは何も無い中からはでて来ません。
これまでの仕事の経験やスキル、知識といったものが繋がってひらめきが生まれるんだと思います。
だから、
でもまぁ、ええか～。
といって、せっかくのひらめきをほったらかしにせず、トライしてみましょう！
一発では上手く行かないかもしれません、いや、まずもって一発ではうまくいかないものです(;^_^A
失敗しても、
これでダメなら、もっとこうしてみたらどうだろう？！
と考え、試行錯誤する事も大切ですし、仕事の楽しみにもなります♪
ほんと、１人『PDCA』って感じですけどね(^_^)
改善をいつするか？
実際に改善したいことは見つかって、やってみたいこともできた！
しかし、
なかなか、そんなことする時間がとれない！
早くなんとかしたいけど、タイミングがない！
こんな感じで、実際に改善したいことが見つかったけど、いつしたら良いかわからない！できない！といった場合もあるかと思います。
そんなときにじゃあ、いつ始めるか？
それはズバリ、今でしょ！(笑)
いや、ほんと(◎_◎;)
何故なら、一番モチベーションが高いときだから。
時間が経てば経つほどモチベーションは低下します。
『思い立ったが吉日』ですね(^_^)
ですが、
思い付いてすぐできたら苦労せんわ！
そんな時間あるかいやー！
なんて、声が聞こえてきそうなので(笑)
その解決策をこの後紹介していこうと思います。
改善の提案のしかた
改善しなければいけないことや改善したいことが見えてきたら、実際改善を進めていきたいところ。
- 思い付いたらすぐやろう！
- いつやるか？今でしょ！
なんて言ったって、
これが出来れば何の苦労もありません(・・;)
しかし、放って置いても状況は変わらないまま・・・。
だったら、
よし！これをしてみたい！
と思ったら、すぐに上司に提案しましょう♪
思い付いて、やってみたい！
と思った時が、一番モチベーションが高いとさっき言いましたが、すぐに実施ができなくても、すぐに上司に伝えるだけなら、そんなに時間もかかりませんね(^_^)
なので、やる気があるうちにすぐに上司に伝えるのが一番です。
まぁ、また今度にしよ。
とか言っていたら、そもそもの改善自体のやる気がだんだん無くなっていきますよ？
上司に伝えてしまえば、逆に
言っちゃったからマジでせんなん！
いつするか決まっちゃったから絶対その時にせんなん！
と、自分にクサビを打つことができます。
で、上司には
すみませんが、ちょっとこれを治したいんで時間もらっても良いですか？
みたいな感じで言えたら一番。
でも、どれくらいの時間が必要かはしっかり伝えましょう！
2時間あれば終わります！
と、具体的にしたい事と時間がわかれば
よしわかった！時間とってもいいよ。
と言った返事を上司もしやすいですからね♪
先ほども伝えましたが、やっぱり状況がうまく行っていて、余裕がある時の方が時間もとりやすいですね♪
こういった時こそ
改善のチャンス！
と捉えて、企んでいた改善案を実行してみましょう！
また、改善を早くしないと日常の業務に差し支えているが、なかなか時間がとれない！
といった場合は、時間外を使うか休日出勤などして時間を作るしかないですね。
その場合もしっかりと上司に許可をとっておきましょう！
改善ができたら
改善ができたら、その結果を報告することもお忘れなく。
うまくアピールできたら評価にも直結する内容です。
改善したことによる効果として、工数や能率、安全性、正確性などがどれだけ向上したかを
たぶんよくなりました・・・？
ではなく、
これをした事によってこれだけの効果がありました！
としっかり報告できるといいですね♪
まだ、課題が残るようであれば、そこまでの成果と残った課題をしっかり伝え、再度時間が必要であれば合わせて時間がもう少し欲しい事を伝えましょう！
まとめ
今回は実際改善するとして、どう進めたらいいのか？どう時間を確保したらよいのか？について解説してみました。
『QCサークル活動』や『小集団活動』のような社内活動の一環としてやるなら時間の確保もしやすいですが、個人的に改善活動をするとなると、そもそもの始め方や時間の作り方自体も課題になりますね(-_-)
今回の内容をまとめると
- 忙しい時こそ改善すべき内容が見える
- 余裕があるときこそ改善を実施する
- 時間がないなら上司にすぐに伝える
- 思い立ったが吉日
といった事がポイントになるかと思います。
重要なのは『改善に対してモチベーションが一番高い時に行動する事』
時間がなくてもすぐにその旨を伝え、『実施する予定を作ってしまう』事も改善の一歩になるわけでね(^^)/
それでは今回はここまでで、おしまいです。
最後まで読んでいただきありがとうございました。
長年の工場勤務にて、管理職として散らかった現場と格闘して、現場改善や効率化、不良・時間外の削減に取り組んできた成果を、ここで発揮出来ればいいな～、と(‘ω’)
どんなことにも興味持ちすぎて、趣味にガンプラ・DIY・etc、色々しすぎて収拾がつかなくなってるかも？(笑)
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