【管理職向け】残業削減の為の3つの方法『第１章 作業能率編』

はじめに

さて、前回『残業削減の為の3つの方法』というタイトルで、まずはなぜ残業を削減する必要があるのか？

削減することによって、どんなメリットがあるのか？

また、現場を管理する管理職にとってどんな効果があるのか？

について、その取り組み方には『3つの方法』がある、とお話させてもらいました。

この記事では

といった悩みを抱える管理職の皆さんに向けて取り上げています。この記事を読んで皆さんの悩みが少しでも解決すればうれしいですね♪

さて

今回は第１章として、3つの方法の１つ『作業能率』について取り上げていきたいと思います。

業務の進捗を管理する管理職にとって、作業の能率は非常に重要な課題になると思います。部下が多ければ多いほど、うまく行かない時の自分への跳ね返りも大！ですね(・・;)

今回の記事では、どうすれば作業の能率が上がるのか？皆が能率良く作業が出来るのか？

の具体的な考え方やアプローチのしかたが伝えられたらと思います！

「俺も早く家に帰りてー！」と思っている方のお役に立てれば幸いです(^^)

では早速、その具体的なアプローチについて解説していこうと思います。

作業能率とは

作業能率とは、純粋に作業の速さですね。

製造業なら、一日の生産量や処理量が何個とか何チャージとか、そんな感じですかね。

こいつをいかに速くするか？

その為に取り組まなくてはならない内容や必要な事を説明していきたいと思います。

目標値の設定

ただ単に速くすると言っても、何に対して速いのか遅いのかがわからないと始まりません。

そこで必要になってくるのが『目標値』です。聞きたくない言い方をすれば『ノルマ』ですね（笑）

「うちは、ノルマはありません！」なんて仕事だったらどんなに気が楽か・・・。

けどそれじゃ仕事にならんわな(;’∀’)

ではどんな目標の設定が必要なのか？あるいは設定の仕方がよいのか？

について説明していきます。

基本となる目標値

１日のノルマが何個とかあるいは何チャージ、何ショットなどの大きなくくりで目標値を設定します。

一日が大きなくくりなのがミソですな(^.^)

一週間や１ヶ月では大きすぎて具体性が見えません。

１日のノルマが。というところでわかりやすいかなと思いますね。

製品毎の平均値

この製品は簡単とかあの製品はちょっと時間がかかる。など、製品ごとにそれぞれ難易度が違うと思います。なので製品ごとに一時間当たりの処理数など、なるべく具体的に設定しましょう。

「個別にいちいち設定なんかしてられるかーっ！」

という声も聞こえそうなので、そういう方は次に行きましょう(^^)/

目標値の設定が困難な場合

１日の目標値や製品ごとの個別の目標値の設定が困難な場合は、これまでの実績値や過去の平均値をもとに一旦目標として設定したらよいと思います。

取り合えず指針がないと考えようもありません。

しかし、設定した目標値が現状と照らし合わせてあまりに違えば修正しましょう。

それでもダメだったらまた修正して、現状に合った目標を作っていけば良いのです！

そこからスタートすれば良いと思います(^.^)

目的に対して自分の位置

目標値が決まったら、それに対する自分の位置がどこなのか？がわかるようにしなければなりません。

なので、その為には必要なる情報やデータを準備する必要があります。

現状とのギャップを知るということですね！

その点について詳しくみていきましょう♪

まずはしっかり統計を取る

目標値が決まったら、しっかりデータを取っていきましょう。これが目標に対しての現状値を知るための土台となります。

よくあるのは『作業日報』ですね。これを上手に活用しましょう。せっかくあるのに、せっかく作業者が記入をしているのに。書いてあるのをただ見て終わりにするには勿体ないですよ♪

これをバックボーンに、「現状の把握・目標値の見直し」などを図るわけです。

しっかりデータとして保存し統計を取れるようにしておきましょう！

リアルな数字はリアルな実態がつかめます。

統計結果を『見える化』する

作業日報等のデータがしっかり集計されるようにした上で、集計結果を各作業担当者にわかるようにしておきます。

例えば、各作業者ごとに1ヶ月の集計した実績（処理総数・時間・平均値）を可能な限り製品ごとにして、そのデータをそれぞれ配布し『見える化』します。

『見える化 』は意識の向上に大きく影響します。

詳しくは

過去記事☛これであなたも改善上手！見える化の6つの目的と手法　を参照してみてください(*^^*)

各作業者はその実績を見て今の自分の状況を知るわけですね♪

全体平均に対しての自分の位置

さて、実績を配布し『今の自分の状況』がわかるようになりました。しかしこれだけではそれが良いのか悪いのかわかりません！

なので、全体の平均値をわかるようにしておきます（実績と同じようにこれも製品ごとにするほうが良い）

簡単ですがこんな感じで！（笑）

全体の平均値がわかれば「現状の自分の位置」がわかります。

平均以上なのか、以下なのか。皆より出来ているのか？いないのか？

まずはそこを知ることが必要ですね。

タイムリーに状況がわかる仕組み

一日ではなく一時間

ここまでで、目標値が設定できて、それに対しての自分の位置がわかるようになりましたね。

ここから、日々の作業に落とし込みをしていきます。

これは、一日の終わりに結果をみても、それは『一日の終わり』なので、出来てなかったら、お約束の『残業』パターンです(笑)

なので、今その瞬間にやっている作業が目標値に対してどうなのか？を理解しながら作業をする必要がいるわけです。

その為には一日の終わりに結果をみるのではなく、一時間毎に作業の進捗状況がわかるようにしておきましょう。

これは、カウンターなどを使って常に数がわかりようにしておくのが良いかなと思いますね♪

自分のペースの把握

これで、一日の終わりに結果をみるではなく、1時間毎に結果がわかるようになって、ある程度作業を進めれば、このペースでいけば予定通り出来るのか？あるいは出来ないのか？が、早い段階で見えてきます。

そうすれば、

「このままいけば十分定時に終わるなー！」とか、「やべー！2時間残業せな終わらん！？」

という判断が出来るようになるわけですね♪

ギャップの改善

順調に作業が進んでいて、予定通りにクリア出来れば問題ありません♪

しかし、そんなにうまく行く事ばかりでは何の苦労もありませんね(・・;)

問題は「やべー！？」

ってなった時です(笑)

この時に、目標値があって、それに対して自分のペースがどうなのかがわかっている事が重要になります！

わかっていれば、

例えば、

• 純粋にペースをあげようとする。
• 今のやり方を工夫しようとする。
• 不具合が多ければ、事前に処理したりして効率化を図るようにする。
• 上司に打ち上げて増員などの挽回策を提示したりする。

こういったアクションにつながる訳ですね！

タイムリーに状況がわかれば、早い段階で対応を考えることが出来るというわけです。

一日の終わりがけに・・・

なんてことにならないようにする為ですね(笑)

まとめ

以上のことが、作業能率を上げる際に必要なアプローチだと思います。

＜要点をまとめると＞

• まずは目標設定
• 目標に対しての自分の現状をしる
• 現状をしるための統計をとる
• 統計をとって、ギャップがわかれば課題がみえる
• 課題がわかれば対策を考えることが出来る

こんな流れですかね♪

これを、その日その日で考えていくことで、終わってから結果を見るのではなく、常に現状と照らし合わせ、軌道修正しながら能率を維持あるいは上げていく。

というわけです。

そもそも仕事量が多くて、残業することが前提である場合もあると思いますが、少しでも速く終わらせるためにはどうするか？

という考え方はとても大切なことだと思いますね。

めっちゃ皆残業しまくって、残業時間が上限になってしまったら、皆は取り敢えず帰らせて、残った仕事は管理職が夜なべ・・・orz

なんてことにならないように、少しでも一人一人の能率を上げていく必要があるわけですね。

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という訳で、今回は『第１章 作業能率編』として、作業の能率をどうやって上げるか？

そのアプローチの仕方について解説させてもらいました！

このケースが当てはまる、当てはまらないはあるかなと思いますが、１つの手法や考え方としてベースになる部分もあると思うので、一部分でも役にお役に立てばと思います(^.^)

次回は

にいきたいと思います(^.^)

最後までこの記事を読んでいただき、ありがとうございました。