【業務改善】とは？その手法やノウハウをわかりやすく徹底解説

はじめに

私は、10年以上会社の環境改善や、作業改善、品質改善といった、いわゆる『業務改善』に携わってきました。

その経験から

『業務改善』について、その進め方やノウハウについて解説していきたいと思います。

この記事では、こういった日々の仕事で皆さんの「こういう時の仕事の改善って、どうしたらいいんだろう？」が少しでも解決できたらと思います。

そもそも『業務改善』とは

そもそも『改善』とは

1，悪いところを直し、良くすること。

2，生産性またはを向上させること、もしくは納期を短縮させること。特に、品質の向上、即ち歩留率を向上させることを言う

ウィクショナリーより

とあります。

企業にとって、事業を行う上で様々な課題が生まれます。その課題を発見し、対策を考え、解決していく事が『業務改善』です。

企業は大きく3つの要素で構成されています。

それは、『ヒト』『モノ』『カネ』です。

今はITの発達により『情報』をいれるべき、という話もあるようですが。

これらを効率良く使ってこそ始めてその成果が生まれます。

しかし、業務がうまく進まず、結果として利益が生まれない、品質が悪化する、人が定着しないといった問題が生まれ、そうなると企業が安定して成長することが出来ない訳ですね！

ちなみ『ヒト』『モノ』『カネ』のやりくりの方法がゲームで学べたりもしますよ♪

勉強は苦手だけどゲームなら！って方にはオススメな方法です♪

そこで、業務の改善が必要になってきます。

何を改善すれば良いか

先ほども述べましたが、企業を構成する3つの要素

『ヒト』『『モノ』『カネ』

これをいかに機能的に上手く使うか？が改善のポイントになりますね。

『ヒト』

『ヒト』とはいわゆる人材のことですね。

作業者の作業の負担が偏っていないか？人員は足りているか？あるいは、各個人の作業の能率やスキルの向上といったことになりますね。

チームで作業をする場合は、作業の連携やフォロー体制の強化も必要になるでしょう。

また、人材の評価もこの中に含まれてきます。

『モノ』

『モノ』は物的資源ですね。仕事で使う道具や設備、そしてそこから生まれるサービスや製品も含まれますね♪

また、作業環境や通路・レイアウトなどもこれにあたります。

『カネ』

いわゆる資金ですね。企業において血液とも呼べるもので、これが無くなれば会社は倒産してしまいます！

その為には、利益の向上や経費の削減といった事をしていかなくてはならないわけです。

『ヒト』の改善方法

作業者が、日々の業務をスムーズにこなせれるように、作業の効率をいかに上げるか？が重要ですね。その為には作業改善を積極的に行っていかなければなりません。

作業能率

まずは作業者一人一人の作業の能率を上げる仕組みから作っておくべきですね。

だけで済めば改善なんて必要ありません(笑)

情報を「見える化」して、まずは作業者が能動的に動ける仕掛けを用意するのがいいでしょう！

「次何しましょ～？」とかをなるべく無くしましょう！

QCサークル活動

とくに班やチームで作業にあたっている場合は、『ＱＣサークル』といわれれる改善活動チームを作って、皆でワイガヤで楽しく改善が進めるといいんじゃないでしょうか。

皆で主体的に改善活動をすることで、自主性や仕事へのモチベーションUPにも繋がります。

失敗してもPDCAを回して、何度でも改善にチャレンジしていきましょう！何事も最初から上手くはいきません♪

『モノ』の改善方法

『モノ』については

まずは作業環境がしっかりしていないと始まりません、余計なことに手間取ったり、快適に安心して作業が出来ずストレスになったりしますね。

3S活動

環境作りの基本として『3S』と呼ばれる、いわゆる『整理・整頓・清掃』がしっかり出来ていないと、作業にムリやムダが多く発生することになり、効率も上がりません！

よくある探し物は何ですか？状態もここから生まれます(笑)

通路の確保

また、通路はどの職場にもあり、大勢の人が通ったりするわけで、そもそも通路がちゃんと確保されていないことによる危険やロスは大きく、安全に滞りなく作業者が通れる通路を確保しておきましょう。

「1歩1円」の考え方で、人の動線をしっかり見直す必要があります。

あるべき姿

環境改善に取り組んで、改善が実施出来たら、「あるべき姿」をしっかり残して、その状態が維持出来るようにしておきます。

やりっぱなしで時間が立てば元通り！( ；∀；)

にならないよう、あるべき姿をしっかり残して皆が見るよう掲示しておきましょう！

品質

『モノ』には当然出来上がった製品も含まれます。いかに良い製品・サービスを顧客に届けられるか？は企業にとても重要な課題です。

その為、品質管理や品質改善といった活動も積極的に行っていかなければなりません。

生産工程内でいかに良い品質の製品を作り出すか？がポイントになりますね！

後工程の検査工程で不良品が良品に変わることは無いんですから！

また品質管理においては、品質に関わるエキスパートとして『品質管理検定 (通称:QC検定)』と呼ばれる検定試験があり、品質管理や品質保証といった部門で活躍できるような専門知識がどれくらいあるのか？または身につける方法として、この試験を利用してみてもよいかもしれませんね♪

『カネ』の改善方法

残業削減

利益の向上のためには、ムダな支出を押さえることが必要になります。

いわゆる「経費削減」ってやつですね！

不良品の削減やランニングコスト、消耗品などを見直し、少しでも余計な支出を押さえます。

経費の中でも特にウエイトが大きいのは人件費ですね。

人件費は必ず必要なものですが、必要最小限の人員で最大限の効果を出せるよう、改善を進めていかなければなりません。

とりわけ残業などは経費を圧迫する要因の１つです。こいつをいかに削減するか？

作業者のスキルの向上を進めながら、作業者によるバラツキをなくし、手順や基準といったマニュアルを整備することで、ムダとりをしてスムーズに作業が出来るようにし、時間短縮を図ります。

だと思います！

詳しくはこちらで各章に分けて、具体的な方法を解説しています。

少しボリュームが多いですが、その分より具体的にわかりやすよう解説していますので、参考にしてみてください♪

※ちなみに【管理者向け】となっていますが、「残業はいいから早く帰りてー！」って方も参考にどうぞ（笑）

全ては繋がっている

以上、業務改善としてそれぞれ『ヒト』『モノ』『カネ』の観点からそれぞれ解説してみますたが、

重要な事は『これらは全て繋がっている』ということです。

『ヒト』がいても『モノ』が無かったら仕事が出来ないし、『モノ』があっても『カネ』が無かったら市場に出すことが出来ません。『カネ』があっても『ヒト』が無ければそもそも製品がつくれません！

というように、どれか1つでも欠けると企業は活動をすることが出来なくなるわけです。

これは『業務改善』においても同じ事が言えます、先ほど各項目で解説をしてきましたが、

「でもそれはこっちにも当てはまるんじゃね？」

てなるわけですね♪

これはそれぞれが独立したものではなく、互いに深く繋がっているからです。

なので、『業務改善』と言う大きなくくりの中での、共通する改善の考え方と捉えても良いかもしれませんね♪

業務改善に共通する考え方

『業務改善』の考え方はけっして限定的なものではありません。

改善の進め方

と思うかもしれません。

そんな時の進め方として、例をあげるなら『PDCAサイクル』です。

これは有名ですね！

『PLAN』『DO』『Check』『ACTION』の頭文字をとって『PDCA』と呼ばれるもので、常にこのPDCAのサイクルを回して、止まることなく改善を進めよう！と言うやつですね♪

大切なことは失敗しても、また『PLAN』に戻って改善を進める事、そして上手く行けばしっかり『CHECK』でしっかり歯止めをかけておくことですね♪

PDCAサイクルは仕事に関わらず、私生活や趣味等、あらゆる場面で使われますし、あるいは知らず知らずのうちに使っているかも知れませんね♪

それほど改善に対する根本的な考え方になります。(^.^)

改善ポイントの見つけ方

とか、

と言われたって、

といった時もあるでしょう！

今している作業や周囲の人の動き、それらをただ見ているのではなく、しっかり観察することで、そこに隠れた問題に気付くことがあります。

まずは、現状をしっかり『観察』すること！改善の視点でしっかり観察すれば、今まで見えなかったものが見えてきますよ♪

まとめ

以上、ざっと『業務改善』について、その方法や考え方を解説させてもらいました。

会社の環境に関わることから、品質に役立つ資格、改善活動の進め方などや、あるいは残業削減の方法、改善の考え方やマインドなど、紹介させてもらいました。

企業が活動をすれば必ず課題や問題が発生します。その課題や問題を解決するために、改善活動はかかせません！

『ヒト』『モノ』『カネ』

この企業の活動に必要な要素を最大限引き出すために、常に改善をして、より良い活動が出来るようにしていきましょう。

今回は以上で終わりです。

最後まで読んでいただきありがとうございました(^_^)/